خمسة مفاتيح لإدارة وقتك وتحقيق النجاح

إدارة الوقت ومعاناة اليوم

في هذهِ الأيام الحالية، تبرز عند الناس مشكلة تتعلق بالوقت وكيفية إدارته... فلسان حالهم لا يقول إلا شيئًا واحدًا فقط، ألا وهو أنهم يعانون من ضيق في الوقت، وعدم قدرة على إنجاز مهماتهم على أفضل وجه... والسؤال الذي يطرح نفسه هنا: هل الوقت ضيق حقًا؟ أم أن الناس عاجزون عن إدارته بالشكل الصحيح؟  

تجربة كامي فام (Cammi Pham)

عندما كنت في السابعة عشرة من عمري، كنت أستغرق حوالي 20 ساعة يوميًّا في العمل والدرس. كنت أذهب إلى المدرسة كل يوم، وأؤدّي واجباتي المدرسية في أثناء فترات الراحة، وأُدير منظمة غير ربحية في الليل. في ذلك الوقت، منحني العمل لساعات طويلة عددًا لا يُحصى من الحملات الوطنية، وفرصًا للعمل مع منظمات من قائمة (A) أو من الدرجة الأولى، وحياة مهنية ناجحة. مع تقدُّمي في السن، بدأت أفكر بشكل مختلف، وأيقنت أن العمل أكثر ليس الطريق الصحيح أو الوحيد للنجاح دائمًا... وعرفت أن إدارة الوقت بشكل صحيح تحتاج إلى مفاتيح، تحقق لنا النجاح بأيسر السبل.

المفاتيح الخمسة أو مهارت إدارة الوقت وتحقيق النجاح

كل شيء في هذه الحياة، له كلمات سرية، أو مفاتيح ذهبية... وإدارة الوقت وكيفية التحكم به من هذه الأمور التي إذا ملكنا مفاتيحها؛ حققنا نتائج غير متوقعة... نعم فإدارة الوقت وتحقيق النجاح ليس أمرًا اعتباطيًّا، ولا يتّكل على الحظ، إنما هو سلوك له مفاتيحه التي لا يملكها معظم الناس، أو لا يعرفون وضْعها في أماكنها الصحيحة. وفيما يأتي خمسة من مفاتيح إدارة الوقت وتحقيق النجاح:

1. العمل بشكل أقل

ضعْ في الحُسبان صاحب عمل صغير يعمل من دون توقُّف. لن يساعده العمل الجاد على التنافس مع الشركات المنافِسة له؛ ذلك لأن الوقت سلعة محدودة. يمكن لرائد الأعمال أن يعمل 24 ساعة في اليوم، و7 أيام في الأسبوع، لكن يمكن لمنافِسه إنفاق المزيد من المال دائمًا على حساب الوقت، وتجميع فريق متكامِل، وقضاء الكثير من ساعات العمل الجماعي في المشروع نفسه؛ فلماذا إذن حققت الشركات الناشئة الصغيرة إنجازات لا تستطيع بعض الشركات الكبرى تحقيقها؟ قامت شركة فايس بوك (Facebook) بِشراء شركة إنستغرام (Instagram)، التي كان يعمل بها 13 موظفًا فقط آنذاك، مقابل مليار دولار. أمّا شركة سناب شات (Snapchat)، وهي شركة ناشئة تضم 30 موظفًا؛ فَكانت ترفض العروض من فايسبوك (Facebook) وغوغل (Google)؛ إذْ كان جزء من نجاحاتهم يعتمد على الحظ والجزء الآخَر منها يعتمد على الكفاءة. بناءً على هذه التجارب الواقعية، اتّبع هذه القاعدة الجوهرية، وابنِ عليها كيفية إدارة وقتك بالشكل الصحيح:

حاول أن تقلل من ساعات العمل، كي لا تستهلك طاقتك... واجعل شعارك في عملك جوهريًّا: عمل أقل... طاقة أكبر... إنتاجية أفضل... ونجاح أكثر. 

 
2. العمل بذكاء.

إذًا المفتاح الثاني من مفاتيح إدارة الوقت وتحقيق النجاح هو "الذكاء"، وهو لا يحتاج إلى أن تكون ذكيًّا بالفطرة، بقدر ما يحتاج إلى اكتساب الذكاء بالممارسة... كيف؟ الإجابة بسيطة: هناك فرق ملحوظ بين أن تكون منشغِلًا وأن تكون منتِجًا؛ ذلك أن الانشغال لا يعني أنك منتج دائمًا؛ فمن الممكن أن تكون منشغلًا في أمر غير ذي فائدة؛ فتصرف عليه من وقتك، ولا تحقق النجاح المرجوّ. على الرغم من الاعتقادات السائدة، فأن تكون منتجًا أمرٌ لا يتعلق بإدارة الوقت، بل يتعلق في إدارة طاقتك، وتوجيهها في المسار الصحيح، المناسب لها، إنه استِغلال إيجابي للحياة، ويعتمد على كيفية إنفاق أقل قدْر من الطاقة للحصول على أكبر قدْر من الفوائد. لقد تعلمت شخصيًّا، كيفية تقليل ساعات عملي الأسبوعية من 80 ساعة إلى 40 ساعة، أي إلى النصف، وإنجاز الكثير من العمل بهذه العملية الذكية؛ فبالنسبة إليّ، الأقلّ هو الأكثر؛ لتكن قاعدتك الأساسية في أي عمل تقوم به: قليل منتِج خير من كثير لا فائدة منه.

العمل من دون بذل جهد أكبر، هو المفتاح إلى تحقيق نتائج أفضل. مفتاح النجاح لا يعتمِد على العمل بجِدّ، بل على العمل بذكاء.

3. التقليل من العمل الإضافي 

هل تساءلت يومًا من أين جاء أسبوع العمل المكوّن من خمسة أيام و40 ساعة؟ في عام 1926، أجرى هنري فورد (Henry Ford)، الصناعي الأمريكي ومؤسس شركة فورد موتور (Ford Motor)، تجربة مع موظفيه:

لقد خفّض ساعات العمل اليومية من عشر (10) ساعات إلى ثمانية (8)، واختصر أسبوع العمل من ستة (6) أيام إلى خمسة (8)؛ ونتيجة لذلك، زادت الإنتاجية لدى عمّاله.

عام 1980، قامت The Business Roundtable، قامت بدراسة حول هذا الموضوع؛ فأصدرت تقريرًا تحت عنوان "تأثير العمل الإضافي المُجَدوَل على مشاريع البناء"، تُبيّن فيه أن العمل الإضافي يؤثر سلبًا على إنتاجيّتنا، على عكس ما نظنّ؛ فنصَّتْ على القاعدة الجوهرية الآتية: 

"كلما زاد عملك؛ أصبحتَ أقلّ فاعلية وإنتاجية على المدى القصير والطويل".

عندما يستمر جدول العمل 60 ساعة أو أكثر في الأسبوع لمدة تزيد على شهرين تقريبًا؛ فإن الأثر التراكمي لانخفاض الإنتاجية سيؤدي إلى تأخير في تاريخ الإنجاز يتجاوز ما كان يمكن تحقيقه بِحجم الطاقم نفسه على مدى 40 ساعة في الأسبوع "؛ فبدلًا من قضاء الوقت كله في العمل المتواصل، علينا أن نمنح جسدنا حقه من الراحة، علينا أن نكون أوفياء مع جسدنا، كي يمنحنا من طاقته في إنجاز الأعمال.

في مقال لـ آلتر نت (AlterNet)، أشارت المحررة سارة روبنسون (Sara Robinson) إلى البحث الذي أجراه الجيش الأمريكي، والذي كشف أن "فقدان ساعة واحدة فقط من النوم كل ليلة لمدة أسبوع؛ سيؤدي إلى مستوى من التدهور المعرفي يعادل مستوى الكحول في الدم بمعدل 10"، تخيَّل مدى خطورة الأمر، لدرجة أن عدم منْح جسمنا وقتًا كافيًا من النوم والراحة، يوازي تعاطي الكحول بحدّ ذاته. إذا قدمت إلى العمل وأنت في حالة سكْر؛ يمكن أن تُطرَد، لكن من المقبول أن تسهر طوال الليل. في حين أن النتيجة نفسها في الحالتين، وهي انخِفاض الإنتاج، وانخفاض مستوى النجاح.

بصرف النظر عن مدى قدرتك على مواصلة يومك بعد قضاء تلك الليلة الأخيرة من دون نوم؛ فمن غير المرجح أن تشعر بالتفاؤل والسعادة تجاه نفسك والعالم. سيكون منظورك السلبي أكثر من المعتاد ناتجًا عن مزاج متدنٍّ عام أو متقلب بعض الشيء، وهو نتيجة طبيعية للإرهاق الزائد. والأهم من الحالة المزاجية كلها، غالبًا ما تكون هذه العقلية مصحوبة بانخفاض في الرغبة في التفكير والتصرف بشكل استباقي، والتحكم في الدوافع، والشعور بالإيجابية تجاه نفسك، والتعاطف مع الآخرين، واستخدام الذكاء العاطفي عمومًا. باختصار، لن تكون مرتاحًا مع نفسك، ولا راضيًا عنها، على عكس ما كنت تتوقه تمامًا.

من المهم بالنسبة إلينا عدم إرهاق أنفسنا والحصول على قسط كافٍ من النوم للحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية. في المرة القادمة التي تتساءل فيها عن سبب عدم عملك بشكل منتج، قد يكون السبب بسيطًا ويكمن في أنك تَحرم نفسك من النوم الكافي. وفي دراسة قام بها جيمس ماس (James Maas)، الباحث والخبير في مجال النوم، أن سبعة من كل عشرة أمريكيين على الأقل لا يحصلون على قسط كافٍ من النوم. 

هل كنت تعلم؟

• أخذ ليوناردو دافنشي (Leonardo da Vinci) عدة قيلولات في اليوم ونام أقل في الليل.

• لم يكن الإمبراطور الفرنسي نابليون (Napoleon) يخجل من أخذ قيلولة؛ فقد كان ينغمس في النوم يوميًّا.

• على الرغم من أن توماس إديسون (Thomas Edison) كان يشعر بالإحراج من عادته في القيلولة، إلا أنه كان يمارسها كطقْس يومي.

• إلينور روزفلت (Eleanor Roosevelt)، زوجة الرئيس فرانكلين دي روزفلت (Franklin D. Roosevelt )، اعتادت على تعزيز طاقتها بالقيلولة قبل إلقاء الخطابات.

• جين أوتري (Gene Autry)، "راعي البقر المُغنّي"، كان يأخذ قيلولة بشكل روتيني في غرفة ملابسه بين العُروض.

• الرئيس جون ف. كينيدي (John F. Kennedy) كان يتناول غداءه في السرير، ثم يستقر في قيلولة كل يوم!

• رجل الصناعة والنفطي جون د. روكفلر (John D. Rockefeller) كان يأخذ قيلولة بعد ظهر كل يوم في مكتبه.

• كانت قيلولة ونستون تشرشل (Winston Churchill) بعد الظهر غير قابلة للتفاوض. كان يعتقد أنها تساعده على مضاعَفة إنجازه كل يوم.

• كان الرئيس ليندون جونسون (Lyndon B. Johnson) يأخذ قيلولة بعد ظهر كل يوم في الساعة 3:30 مساءً، من أجل تقسيم يومه إلى "مرحلتَيْن".

• على الرغم من انتقاده بسبب ذلك، اشتهر الرئيس رونالد ريغان (Ronald Reagan) بأخذ قيلولة أيضًا.

كل هذه التجارب لأشخاص مشهورين، جعلوا القيلولة جزءًا لا يتجزأ من روتينهم اليومي؛ ما ساعدهم على زيادة نشاطهم، وتفعيل عطائهم، وتحسين مستوى إنتاجهم... على الصعيد الشخصي، منذ أن بدأت أنام ما لا يقل عن 7 إلى 8 ساعات كل ليلة؛ لاحظت تغييرًا على المستويات كافة: أصبحت أكثر إنتاجية وأنجزت الكثير من العمل مقارنةً بعملي 16 ساعة في اليوم؛ فمن كان يعلم أن النوم وسيلة رائعة للمسوقين؟

4. توقّف عن فعل كل شيء بمفردك وابدأ في السماح للناس بمساعدتك

في مرحلة ما من مسيرتي المهنية، كنت أدير مجموعة كبيرة جدًّا ولم أستطع التعامل مع كل شيء بنفسي. لقد أُنهِكت، وانتهى الأمر بالمجموعة إلى تولّي وإدارة نفسها. والمُدهِش في الأمر أن الأعضاء قاموا بعمَل أفضل ممّا كان يمكن أن أفعله بمفردي. لقد أيقنت مدى أهمية وقوة العمَل الجَماعي، ولماذا تحتاج العلامات التجارية إلى محتوى من صنْع المستخدمين. قد تتساءل ماذا يعني هذا الكلام، سأقول لك أن تسويق أي منتج يعتمد على ما يريده مستهلِكوه، لا منتِجوه.

يفهم المستهلِكون ما يريدون وبأية طريقة يريدون ذلك أفضل من أي مسوق. هل تعلم أنه وفقًا لـ أوكتولي (Octoly)، تتم مشاهدة مقاطع الفيديو التي ينشئها المستخدمون 10 مرات أكثر من مقاطع الفيديو التي يتم إنشاؤها بواسطة العلامات التجارية على يوتيوب (YouTube)؟ عند البحث عن معلومات حول علامة تجارية معينة، يثق أكثر من نصف الأمريكيين (51%) منهم، بالمحتوى الذي ينشئه المستخدمون أكثر ممّا يثقون به على الموقع الرسمي للعلامة التجارية نفسها (16%)، أو التغطية الإعلامية للعلامة التجارية (14%)؛ لذا من المهم لجهات التسويق الانفتاح وطلب المساعدة من مجتمع العلامة التجارية نفسه، أي من جمهور المستهلكين.

إذا كنتَ مسوّق محتوى رائع هذا لا يعني إنشاء أفضل محتوى، ولكنه يعتمد على بناء مجموعة رائعة من شأنها أن تمنحكَ محتوى عالي الجودة.

من المهم بالنسبة إلينا أن ندرك أنه يمكننا طلب المساعدة عندما نحتاج إليها؛ ففي بعض الأحيان يكون من المستحيل أو من الصعوبة بمكان أن نفعل كل شيء بأنفسنا. في هذه الحالة، من الأفضل السماح لشخص ما أو لفريق مشاركة العمل معنا؛ ما يمنحنا مزيدًا من الوقت للتركيز على المهام الأكثر أهمية، بدلًا من إضاعة الوقت والطاقة في تحميل أنفسنا أكثر من وسعها أو محاولة القيام بكل شيء بمفردنا... فلندَع الآخَرين يشاركوننا العبء ويساعدوننا.

في كثير من الأحيان، حتى لو لم يتمكّن أصدقاؤك أو زملاؤك في العمل من مساعدتك؛ فإن مجرد وجودهم حولك يمكن أن يساعدك على أن تصبح أكثر إنتاجية؛ ذلك أن تأثيرهم المعنوي ودعمهم النفسي لك يمكن أن يؤثّر إيجابًا على نفسيّتك؛ فتعطي أكثر وتتحسّن إنتاجيتك. 

بناءً على ذلك، مجرد وجود أصدقاء بالقرب منك يمكن أن يدفعك نحو الإنتاجية... هناك مفهوم في علاج اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه يُسمّى "ضعف الجسم"، كما يقول دايـﭬـيد (David Nowell)، الدكتور والاختصاصي في علم النفس العصبي السريري من ووركستر، ماساتشوستس (Worcester, Massachusetts)؛ "فالأشخاص الذين يشتّ انتباههم ينجزون المزيد عندما يكون هناك شخص آخر إلى جانبهم، حتى لو لم يكن يدربهم أو يساعدهم"... إذا كنت تواجه مهمة مملة أو صعبة، مثل تنظيف خزاناتك أو جمع إيصالاتك للحصول على وقت ضريبي؛ فاحصل على صديق ليكون جسدُك جسدَيْن؛ وبهذا يتضاعف جهدك وتتضاعف إنتاجيتك.

5. توقّف عن القيام بالمهام المتكررة وابدأ بالعمل الآلي

وفقًا لدراسة بحثية أجرتها (تيتيس سوليوشنز) Tethys Solutions؛ فإن فريقًا من خمسة أشخاص قضوا بالترتيب (3%، 20%، 25%، 30% و 70%) من وقتهم في مهام متكررة، قلّلوا الوقت الذي يقضونه إلى (3%، 10%، 15%، 15% و10%) بعد شهرين من العمل لتحسين إنتاجيتهم. 

منذ أسبوع مضى، قضيت 15 دقيقة في كتابة أسس برنامج بايثون (Python). كانت الفكرة قائمة على إنشاء محتوى من البيانات، والتي قمت بسحبها من (آي بي أي تويتر) Twitter API باستخدام روبوت (روبي) Ruby؛ ​​ثم استخدام (هوت سويت) Hootsuite لجدوَلة المحتوى بشكل مجمّع. كانت هذه المهمة تستغرق يومًا كاملًا لإنجازها، إلا أنها تستغرق الآن أقل من خمس دقائق بفضل الأتمتة. في الوقت الحاضر، عندما أجد أنني قد فعلت شيئًا أكثر من خمس مرات، أسأل نفسي إذا كان بإمكاني العثور على برنامج لأتمتة ذلك بالنسبة إليّ.

ليس عليك أن تكون قادرًا على البرمجة لأتمتة مهامك المتكررة، لكن من الجيد أن تمتلك المهارات أو الموارد، على الرغم من أنها ليست مطلبًا. ببساطة، إذا لم تتمكن من بناء برنامج للأتمتة؛ قم بشرائه أو استعن بأحد الخبراء به لمساعدتك فيه.

غالبًا ما ينسى الناس أن الوقت هو المال. عادةً ما يفعل الأشخاص الأشياء يدويًّا إذا كانت سهلة ولا تتطلب أي بحث تقريبًا، توفيرًا للمال. يمكن التحكم في 30 صورة على إنستغرام (Instagram) لإدارة حملتك التي ينشئها المستخدمون. ولكن إذا كانت عليك إدارة 30000 صورة وفيديو من خمس منصات مختلفة؛ فأنت في حاجة إلى برنامج جيد لإدارة الأصول الرقمية. في فايل موبايل (Filemobile)، نساعد الأشخاص على حل هذه المشكلة وإنشاء المزيد من المحتوى الذي ينشئه المستخدمون. تمامًا مثل إدارة الوسائط الغنية، يمكنك بسهولة شراء برنامج لحل جميع مشاكلك على الإنترنت تقريبًا.

إذا كنت لا تزال غير قادر على إيجاد حل، يمكنك تعيين خبير لمساعدتك، كما سبق وذكرنا. ضع في الحسبان أنك في حاجة إلى إنفاق المال لكسب المال... لا تظنَّ أنك توفر المال حين تعمل وحدك، بل على العكس، أنت تهدر الوقت وتخسر المال الذي من الممكن أن تربحه في وقت أقل.

إذا أردت أن تتعرّف إلى بعض النصائح للمسوقين: راجع غيب هاب (GitHub) أو مكتبة غوغل آبس سكريبت (Google Apps Script). في كثير من الأحيان، ستجد شفرة مفتوحة المصدر مجانية وجاهزة للاستخدام تتطلب القليل جدًّا من المعرفة بالبرمجة.

ختام القول،  الوقت هو أغلى ما تملك وأثمن سلعة لديك. وفي الوقت نفسه، من الممكن أن يكون نقمة عليك إذا لم تكن ذكيًّا في إدارته... من هنا، حاولْ أن يكون وقتك أهمّ أسباب نجاحك؛ فإذا كان في إمكانك استغلاله في سبيل ذلك؛ فما المانع؟

الخُلاصة:

يعاني الكثير من تخبّط في إدارة الوقت بالشكل الصحيح. انطلاقًا من هذه المشكلة، إليكم المفاتيح الخمسة او مهارات إدارة الوقت وتحقيق النجاح:

1. العمل بشكل أقل
2. العمل بذكاء
3. أخْذ قسط من الراحة
4. طلب المساعدة من الآخَرين
5. عدم القيام بالمهام المتكررة

ترجمة صفاء الشيخ لصالح فريق مرداد